Mieux gérer son temps et ses priorités - classe virtuelle

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Vouloir tout faire, tout de suite, parfaitement et soi-même est de l’ordre de l’impossible.

Alors soyez stratège autant que rigoureux: cultivez le discernement et appliquez quelques principes d’efficacité.

Lors de cette formation, vous apprendrez à:

• Ne plus subir le temps mais l’utiliser en fonction de votre rôle et de vos priorités.
• Mettre en place un système d’organisation personnelle efficace.
• Faire évoluer votre manière de penser et d'agir: procrastination, perfectionnisme, …
• Gérer les sollicitations et optimiser votre communication.

Module 1: Les méthodes de gestion des tâches 1

• Prendre conscience des mauvais réflexes face à la pression temporelle
• Distinguer urgence et importance: La matrice d’Eisenhower de priorisation
• Donner la priorité aux priorités: Les "gros cailloux" selon Stephen Covey
• Définir les priorités de sa fonction, définir ses priorités dans la vie
• Gérer le flux de travail: La méthode GTD de David Allen et le principe de l’action immédiate
• Analyse d’un cas "Arnaud, débordé"

Module 2: Les méthodes de gestion des tâches 2

• Planifier un projet: définir les tâches, fixer les échéances et préciser les responsabilités
• Optimiser ses outils d’organisation: les listes de tâches, l’agenda et le rétro-planning
• Gérer ses emails: les bonnes pratiques
• Optimiser l’utilisation des outils informatiques (Outlook):
  • Gérer ses emails: classement et archivage
  • Gérer son agenda: demande de réunions et partage d’agendas
  • Créer une to do list: création d’une tâche et rappel
• Exercice en sous-groupes d’organisation et de planification "Retour de vacances"

Module 3: Les méthodes pour mieux se gérer

• Diagnostiquer son organisation personnelle: analyser son emploi du temps et débusquer les facteurs de perte de temps
• Tenir compte de sa relation personnelle au temps: contrôle ou flexibilité
• Se concentrer sur l’essentiel: la loi de Pareto, l’optimalisme plutôt que le perfectionnisme
• Lutter contre la procrastination: la loi de la dilation du temps, le principe du découpage, l’examen de son attitude face à la tâche
• Refréner sa tendance à trop en faire: le syndrome d’Atlas, aider à solutionner sans reprendre à sa charge

Module 4: Les méthodes pour mieux gérer les autres

• Investir son énergie utilement: cercle de pouvoir et cercle de contraintes, action dans sa zone d’influence, lâcher-prise
• Se protéger des interrupteurs du quotidien: la loi de Carlson, la disponibilité choisie, les règles du jeu collectives
• Répondre aux sollicitations et fausses urgences: le questionnement ciblé
• Dire "non" avec diplomatie: le refus motivé ou l’acceptation conditionnelle, la trame à suivre
• Savoir déléguer: freins à la délégation, principes et méthode pour confier et suivre une mission déléguée
• Investir dans les temps fondateurs
• Synthétiser les apprentissages et préparer un plan d’action personnel

• Questionnaire avant formation: contexte, mission, difficultés, cas pratiques
• Des apports théoriques et méthodologiques
• Un partage d’expériences et des exercices en sous-groupes
• Des capsules vidéo pour montrer les possibilités offertes par Outlo

Un petit groupe d’environ 6 personnes
En option, une séance individuelle de coaching d’1 heure