L'IA au quotidien pour les administratifs - Recyclage et approfondissement : profils administratifs et gestionnaires

• Assistants, secrétaires, gestionnaires, agents administratifs

• Connaitre des outils bureautiques de base
• Expérience dans un poste administratif
• Aucun prérequis technique en IA requis

• Comprendre les bases et enjeux de l’IA Générative
• Identifier les tâches administratives optimisables par l’IAG
• Rédiger des prompts adaptés et efficaces
• Appliquer l’IAG à des cas métiers concrets
• Connaître les bonnes pratiques de sécurité et d’usage responsable

Introduction - Questions / Réponses

• Rappels fondamentaux
  • Rappel des définitions et concepts de base de l'IA
  • Différenciation entre IA conventionnelle et Intelligence Artificielle Générative (IAG)
  • Différentes formes d'exploitation de l'IAG : texte, image, audio, code, données
• Ouverture & échanges
  • Tour de table : usages actuels, ce qui fonctionne, ce qui bloque
  • Questions libres

Fondamentaux de l'IAG pour les fonctions administratives

• Réflexion sur les opportunités d'utilisation
  • Identifier dans sa fonction les tâches répétitives, chronophages ou à faible valeur ajoutée
  • Démystifier : Distinguer ce que l'IAG peut faire seul, ce qu'elle fait en assistance, et ce qu'elle ne remplace pas
• Prompt
  • Rappel des types de prompts pertinents : entrée/sortie simple, chaîne de réflexion (Chain of Thought), prompts de rôle, prompts structurés (RCT)
  • Travail en itération : améliorer progressivement un prompt selon le résultat obtenu.
  • Exemples de structures de prompt adaptables

Mise en évidence des exploitations complètes des outils IAG

• Présentation des versions d'outils disponibles et intérêt opérationnel selon l’usage
  • ChatGPT : version gratuite (GPT-3.5) vs version payante (GPT-4o)
  • Claude : version gratuite vs Claude Pro
  • Microsoft Copilot : version grand public vs Copilot M365 intégré à l'entreprise
  • Gamma : création de présentations
  • Notebook LM : charger ses propres sources (sites, PDF, rapports sectoriels) et générer un rapport de veille synthétisé
  • Notions de coûts indirects : temps d’usage, intégration, énergie (ordre de grandeur)

Comment utiliser l'IAG dans votre quotidien

Par fonction - Usages concrets et exercices pratiques (En fonction du public)

• Administratif
  • Générer des comptes-rendus à partir de notes brutes
  • Simplifier des procédures complexes en FAQ
  • Rédiger des courriers types et les personnaliser
  • Préparer des ordres du jour et supports de réunion
• Ressources Humaines
  • Rédiger des offres d'emploi attractives
  • Préparer un support d'intégration pour un nouveau collaborateur
  • Synthétiser des comptes-rendus d'entretien (sans données nominatives dans l'IA)
• Sourcing / Achats
  • Rédiger des cahiers des charges fournisseurs
  • Comparer des offres et synthétiser les différences clés
  • Préparer des questions pour un appel d'offres
• Logistique / Planning
  • Rédiger des instructions de livraison ou de réception
  • Synthétiser des rapports d'activité hebdomadaires
  • Préparer des communications liées aux aléas logistiques
• Sécurité / Prévention
  • Rédiger des fiches de procédure de sécurité accessibles
  • Mettre à jour des documents de prévention
  • Synthétiser des rapports d'incident
• Accueil / Standard
  • Rédiger des messages d'accueil et scripts téléphoniques
  • Préparer des réponses types aux demandes fréquentes
  • Reformuler
• Comptabilité
  • Rédiger des relances de paiement adaptées au contexte
  • Reformuler des explications comptables pour des non-spécialistes
  • Préparer des courriers fournisseurs ou clients standardisés
• Communication interne
  • Rédiger des annonces internes claires et impactantes
  • Reformuler un message maladroit ou au mauvais ton
  • Créer des supports de communication avec Gamma
• Qualité
  • Mettre à jour des procédures qualité en langage clair
  • Rédiger des rapports de non-conformité structurés
  • Simplifier des référentiels normatifs pour les équipes terrain
• Techniciens / Responsables d'équipes
  • Documenter des procédures techniques en langage clair
  • Préparer des briefings d'équipe
  • Rédiger des rapports d'intervention ou de maintenance

Sécurité des données & bon usage de l'IAG

• Identifier les données sensibles et les risques liés à leur usage dans une IA publique
• Bonnes pratiques et réflexes à adopter au quotidien
• Qui contacter en cas de doute ou d'incident
• Solution sécurisées

• ChatGPT : Rédaction, résumé, reformulation, FAQ - polyvalent et accessible - chatgpt.com
• Claude : Excellent en français, documents longs, ton naturel - claude.ai
• Copilot M365 : Intégré Word / Outlook / Teams - recommandé pour les données sensib

Evaluation en cours de formation

Attestation de fin de formation

A réception du bulletin d’inscription et du devis signé, transmission à l’entreprise de la convention et des documents d’entrée en formation (convocation, règlement intérieur, …)

Sur demande et transmis dans le devis

Pour un accompagnement personnalisé lié à un handicap, merci de nous contacter pour une mise en relation avec notre référent handicap