Rédiger des procédures

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C'est une question qui intrigue et qui crée de vives discussions dans les entreprises: Comment rédiger des procédures?

Pour rappel, une procédure est un document qui décrit la manière d'accomplir une activité ou un processus. Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l'entreprise et créer les conditions d'une application efficace. Pour cela, des conditions doivent être remplies.

Une procédure doit être:

• UTILE: pour assurer la mise en oeuvre des principes et des exigences des différents référentiels applicables dans le cadre spécifique de l'organisme
• EXACTE: dans son contenu et dans sa forme
• COMPLÉTÉ: en respectant la condition "nécessaire et suffisant"
• COMPATIBLE: avec les autres documents de l'entreprise (manuel, autres procédures, consignes,...) et les autres systèmes de management
• CLAIRE et ACCESSIBLE aux intéressés
• CONTRÔLABLE: dans la mise en oeuvre

Objectifs

Au terme de la formation, les participants seront capables de:

• Rédiger des procédures, quel que soit le type (technique, administratif, réglementaire,...)
• Choisir les outils de mise en forme les plus efficaces
• Structurer et organiser les informations

Nous reverrons quelques principes de base de la rédaction tels que, par exemple:

• L'adaptation au lecteur et à ses besoins
• La longueur des phrases
• La cohérence
• l'utilisation de titres adéquats
• la pertinence

Comment l'utilisation d'une structure modulaire peut aider à être efficace, que je m'adresse à un public homogène ou non?

• Comment structurer?
• Faut-il une structure avant de rédiger (Top-Down)?
• Faire l'inverse (Bottom-up)?
• Quels sont les avantages et les désavantages de ces méthodes?

Comment présenter les différents éléments d'une procédure: texte libre, listes, tableaux, illustrations?

• Quand les utiliser?
• Pourquoi?
• Quelles sont les limites de chacun d'eux?
• Quelles sont les conditions d'efficacité de ces outils?
• Quel type de caractères choisir et pourquoi?

Alternance de théorie, de réflexion en groupe et d’exercices évolutifs.

Lors de la deuxième journée, nous travaillons directement sur des extraits de procédures envoyées par les participants.

Vérification continue pendant la formation: exercices de mise en pratique sur des cas spécifiques des participants.

Des attestations de participation seront envoyées, par email, aux participants après la formation s’ils ont participé intégralement à celle-ci et seulement après paiement de la facture qui y est relative.

Un support de cours est remis lors de chaque formation.