Outlook

Tout utilisateur d’Outlook désirant optimiser son utilisation

Personne majeure et francophone
Connaissance de l’environnement Windows.

OBJECTIF OPÉRATIONNEL
A l’issue de l’action de formation, le ou la participant(e) sera capable de:

• Organiser son activité professionnelle individuelle et collaborative avec Outlook pour gagner du temps

OBJECTIFS DE L’ACTION DE FORMATION

• Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien.
• Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
• Centraliser ses notes et idées dans OneNote.
• Exploiter des ressources collectives pour faciliter le travail collaboratif.
• Identifier les apports de l’IA pour améliorer la gestion des e-mails dans Outlook.
• Utiliser des assistants IA (ex : Copilot, ChatGPT, outils tiers) pour rédiger, trier et répondre aux e-mails plus rapidement.
• Améliorer leur productivité grâce à l’automatisation intelligente des tâches récurrentes.

Personnaliser Outlook pour l'adapter à son activité

• Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris
• Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs

Traiter un volume important de mails, organiser le classement et l'archivage

• Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP
• Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche
• Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement
• Enregistrer des actions rapides pour les usages courants
• Collecter rapidement une information : les boutons de vote
• Informer de son absence

Gérer son carnet d'adresses

• Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution. Échanger des cartes de visite
• Importer, exporter des contacts. Opérer un publipostage

Planifier, organiser et prioriser ses activités

• Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques
• Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités
• Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité / Définir des échéances et mettre en place des rappels

Centraliser ses notes et idées dans OneNote

• Créer et organiser un ou plusieurs blocs-notes
• Saisir et hiérarchiser ses notes : pages, sous-pages, indicateurs
• Insérer tous types de notes : texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou vidéo
• Accéder à vos notes depuis votre PC, votre Smartphone ou votre tablette

Organiser le travail collaboratif

• Partager des agendas, des contacts, des blocs-notes. OneNote
• Organiser des réunions / Déléguer et suivre des tâches

Introduction à l’IA dans Outlook

• Présentation de Microsoft Copilot dans Outlook (si disponible)
• Panorama d’outils IA compatibles avec Outlook (extensions, outils externes comme ChatGPT)

Automatiser et simplifier la rédaction d’e-mails

• Rédaction assistée par l’IA : formuler une réponse professionnelle à partir de quelques mots-clés
• Reformulation d’un message pour adapter le ton (plus poli, plus direct, synthétique, etc.)
• Traduction rapide d’un e-mail avec IA

Organisation intelligente de sa boîte mail

• Suggestions IA pour le tri automatique des mails
• Création de règles intelligentes à partir d’exemples (via Copilot ou Power Automate)
• Résumé automatique d’un fil de discussion (thread)

Personnaliser Outlook pour l'adapter à son activité
Traiter un volume important de mails, organiser le classement et l'archivage
Gérer son carnet d'adresses
Planifier, organiser et prioriser ses activités
Centraliser ses notes et idées dans OneNote
Organiser le travail collaboratif
Introduction à l’IA dans Outlook
Automatiser et simplifier la rédaction d’e-mails
Organisation intelligente de sa boîte mail

Prise en compte des attentes et des besoins identifiés préalablement à l’action de formation.
Alternance d’apports théoriques, d’exercices pratiques et de partages d’expériences.
Salles équipées de 8 à 12 micro-ordinateurs

Document d’évaluation de satisfaction, test des acquis, attestation de présence, attestation de fin de formation individualisée.
Évaluation des acquis en cours de formation par des outils adaptés et communiqués en début de l’action de formation.

Attestation de présence - Possibilité de passer le TOSA (80 €/pers)