Assistant administratif - Un enjeu de performance et de compétences

Alors qu'il y a quelques années, il suffisait que le/la secrétaire soit multilingue, qu'il/elle maîtrise les logiciels et qu'il/elle soit l'exécutant de son chef, ces domaines d'activité ont récemment connu une grande évolution.
Aujourd'hui, cette fonction est souvent le pivot de l'entreprise, il faut être capable de gérer des conflits, trouver des solutions, négocier et organiser.
Il n'est pas rare de devoir relever de nouveaux défis, comme par exemple l'achat de matériel technique, le classement et la structuration, classer et structurer des documents électroniques ou encore tester de nouveaux programmes informatiques....
Cette formation orientée vers la pratique a été conçue pour outiller les secrétaires et assistants administratifs afin qu’ils répondent aux exigences des entreprises.
Le programme est axé autour des domaines suivants :

• Organisation et planification
• Communication et collaboration en interne
• Accueil et prise en charge des clients
• Self-management au quotidien

Au terme de la formation, le participant doit être capable de :

• Connaître les fondamentaux de la gestion administrative
• Exercer le métier d’assistant administratif avec efficacité
• Connaître et maitriser des concepts, instruments, démarches, solutions, … à mettre en œuvre dans leur travail quotidien

Module 1 - Organisation et planification (3.5 jours) Comprendre l’importance du rôle de secrétaire administratif

• Comprendre sa fonction / mission d’assistant administratif comme critère de base d’une bonne organisation et planification

Comprendre l’importance d’une organisation de travail efficace et une planification au quotidien

• Analyser et planifier les tâches
• Fixer des priorités
• Fixer des échéances
• Aller à l’essentiel

Réaliser du classement et de l’archivage des données de manière homogène et structurée

• Gestion efficace de l’information journalière
• Réduction de la complexité
• Choix des méthodes de planification et des outils de travail
• Structuration du système de classement personnel

Organiser ses journées de travail de manière efficace

• Les freins dans le quotidien: les voleurs de temps et comment les affronter
  • Efficacité de la pensée: Orientation solutions
  • Maintien de la concentration
  • Coordination des entretiens téléphoniques
  • Savoir dire non dans le respect mutuel
  • Différentes typologies de personnes: comment s’organiser au mieux?

Comprendre l’importance d’une préparation et d’un suivi administratifs d’une réunion

• Connaître les critères d’infrastructure pour les différents types de réunions
• Collecter et assembler les points à l’ordre du jour
• Rédiger un ordre du jour et un rapport de réunion de service
• Suivre les échéances dans le cadre d’un plan de mise en pratique

Réaliser des tâches spécifiques facilement grâce à des trucs et astuces

• Elaboration de présentations pertinentes
• Utilisation efficace du calendrier électronique
• Organisation administrative dans les projets (très brièvement et dépendant du public-cible)
• Mise en place d’un système d’arborescence des documents électroniques
• Classement et archivage électronique et manuel
• Récolte des besoins lors d’un achat de matériel technique

Module 2 - Communication et collaboration interne (1,5 jours) Connaître les attentes des supérieurs et des collègues en matière de communication et de collaboration

• Respecter le processus des flux d’information: aller chercher et amener l’information.

Communiquer efficacement avec les collaborateurs internes

• Structurer ses messages vers une bonne compréhension réciproque
• Poser des questions, demander et recevoir du feed-back
• Fixer des délais et savoir les revendiquer
• Rédiger des mails clairs et compréhensibles
• Tenir/participer à des briefings et debriefings réguliers
• Tenir ses promesses

Module 3 - Accueil et prise en charge des clients (en direct et par téléphone) (1.5 jours) Connaitre

• Les règles fondamentales de l’accueil et la prise en charge
• L’impact de l’accueil sur l’image de marque de l’entreprise

Adopter un comportement professionnel en direct et au téléphone (entrant et sortant)

• Développer sa personnalité et sa confiance en soi
• Accueil professionnel et prise en charge
• Transmission rapide et efficace de la communication
• Proposition de solutions ou d’alternatives au client
• Aide à la fidélisation du client

Apprendre à faire face à des situations difficiles et à élaborer des possibilités d’amélioration

• Connaître les clefs de la communication assertive pour gérer des situations délicates de communication et des clients difficiles, en permettant de rester maître de soi par exemple:
  • désamorçage de l’agressivité

Connaître l’usage international (terminologie courante).

Module 4 - Self-management au quotidien (0.5 jour)
Gestion du stress et de la pression

• Comprendre la signification du stress et du stress en entreprise, ses tenants et aboutissants, ses symptômes
  • Evaluer sa propre sensibilité et réactions au stress
  • Connaître et savoir utiliser des techniques de gestion du stress et de la récupération de la concentration et de la performance
  • Gérer ses émotions
  • Mettre en place des techniques aboutissant à un "Work-Life Balance"
• Remises en question régulières de son propre fonctionnement, du fonctionnement de l’organisation (Processus continu d’amélioration)

Module 5 - Coaching individuel (1 heure)
Les dates seront fixées ensemble avec les participants, selon les besoins des participants et avant l'examen.

Module 6 - Examen (1 heure)
Test en ligne sur les connaissances acquises au cours du programme et cas pratique à résoudre et à présenter aux formateurs.

Afin de donner aux participants l’opportunité de mettre en pratique les connaissances acquises, les modules sont étalés dans le temps, idéalement à raison de 1-2 jours/mois
Grâce à son contenu et à son calendrier étalé dans le temps, ce programme de formation donne la possibilité d'acquérir des connaissances et des compétences élargies sans devoir s’absenter longtemps de son poste de travail, ainsi que de procéder à la mise en pratique conséquente grâce à des plans d'action entre les jours de formation
La formation certifiante commencera par un diagnostic du contexte, des besoins et des compétences de chaque participant (état actuel) et se terminera par une évaluation écrite des connaissances acquises.
Cette formation sera enrichie par des séances de coaching individuels d'une heure.