PRISE DE NOTES ET COMPTES-RENDUS DE REUNIONS - OPTIMISATION GRACE A L’UTILISATION DE L’IA

Personne majeure et francophone.

OBJECTIF OPÉRATIONNEL

A l’issue de l’action de formation, le ou la participant(e) sera capable de:

• Prendre des notes lors d’une réunion ou un entretien afin d’en rédiger un compte-rendu clair et concis

OBJECTIFS DE L’ACTION DE FORMATION

• Rendre compte des échanges.
• Structurer ses notes et faire des synthèses.
• Gagner du temps.

Contexte général

Qu'est-ce que la prise de notes ?
Quels sont les rôles du compte rendu ?
Importance de bien rédiger des comptes rendus : pour vos lecteurs, pour vous, pour votre entreprise.
Prendre des notes et écrire le compte rendu associé : identification de votre processus actuel.
Sensibilisation à une méthode.

Prendre des notes efficacement
Identifier votre objectif : informer, expliquer, intéresser.
Comprendre l'intérêt de vos lecteurs, identifier ce qu'il faut noter.
Pratiquer l'écoute active et sélective.
Filtrer l'information : messages essentiels et secondaires, éliminer le superflu.
Savoir abréger : constituer son système d'abréviations. Utiliser des symboles et liens logiques entre les informations.

Construire la structure du compte rendu

Choisir un plan en fonction de vos objectifs : plan chronologique, thématique ou analytique
Opter pour un plan thématique à partir des différents points de l'ordre du jour.
Pour chaque point, classer, organiser les notes à partir de l'objectif affiché.
Organiser les paragraphes.
Rédiger un brouillon.

Comprendre le rôle de l’IA dans la prise de notes
Pourquoi intégrer l’IA ? Focus sur les apports : gain de temps, clarté, structure.
Tour d’horizon des outils utiles : ChatGPT, Otter.ai, Fireflies, Copilot, etc.
Exemples concrets d’automatisation et d’assistance.

Faciliter la transcription avec l’IA
Enregistrement aud io et transcription automatique (via outils en ligne ou mobile).
Nettoyage et relecture d’une transcription brute.
Extraire les temps forts d’une réunion.
Exercice : test d’un outil de transcription à partir d’un extrait audio fourni.

Rédiger efficacement un compte rendu avec l’IA
Transformer une transcription ou un plan de notes en document structuré.
Distinguer PV, synthèse, relevé de décisions : adapter le format avec l’IA.
Utiliser l’IA pour reformuler, clarifier ou résumer les échanges.
Exercice : rédaction d’un compte rendu synthétique assisté par IA.

Méthodologie hybride : allier cerveau humain et IA
Que faire soi-même ? Que déléguer à l’IA ?
Structurer sa prise de notes pour faciliter l’automatisation.
Construire une trame réutilisable compatible IA.
Exercice : création de sa trame de compte rendu semi-automatisée.

Enjeux éthiques et limites
Confidentialité des contenus de réunion.
Limites de l’IA sur les propos nuancés, implicites ou sensibles.
Bonnes pratiques d’usage et cadre légal (RGPD).

Prise en compte des attentes et des besoins identifiés préalablement à l’action de formation.
Alternance d’apports théoriques, d’exercices pratiques et de partages d’expériences.

Document d’évaluation de satisfaction, test des acquis, attestation de présence, attestation de fin de formation individualisée.
Évaluation des acquis en cours de formation par des outils adaptés et communiqués en début de l’action de formation.