Outlook - Bases - Perfectionnement

Connaître l’interface Windows

Former les utilisateurs à l’utilisation optimale d’un client Outlook en utilisant au maximum ses fonctions.

PRESENTATION OUTLOOK

• Notions de boite mail
• Description de l’interface d’Outlook
  • Le volet de navigation
  • Le volet de lecture
  • La barre des tâches
  • Le volet des personnes
• Les onglets, les groupes et les commandes
• La barre d'outils Accès rapide
• Gestion des courriers indésirables
• Organisation de sa messagerie

LES MAILS

• Envoyer des messages
• Envoyer un message depuis une autre application (Word, Excel…)
• Mise en copie (CC; CCI)
• Mettre en forme les messages
• Utiliser le carnet d’adresse
• Répondre aux messages
• Faire suivre un message par le transfert
• Inclure, enregistrer une pièce jointe
• Signature automatique
• Les accusés de réception et de lecture

LES COMPLEMENTS DE MESSAGE

• Répondre à plusieurs personnes
• Utiliser les fonctionnalités ne pas répondre, ne pas répondre à tous et ne pas transférer
• Créer et utiliser les dossiers de classement et actions rapides
• Options de suivi
• Définir l‘importance d’un message
• Rappeler un message
• Le gestionnaire d’absence du bureau
• Trier les messages
• Rechercher des messages

LE CALENDRIER

• Les différents affichages du calendrier
• Les options d’affichage (la couleur, paramètre des rdv,…)
• Mise en page et impression
• Les rendez-vous
  • Planifier un rendez-vous
  • Les rendez-vous périodiques
  • Supprimer ou déplacer un rendez-vous
• Les événements
  • Planifier un événement
  • Les événements périodiques
• Les réunions
  • Planifier une réunion
  • Répondre
• Inclure une tâche dans le calendrier

LES CONTACTS

• Créer un contact
• Ajouter un contact depuis un mail
• Classer les contacts
• Transférer un contact
• L’affichage des contacts
• Le suivi des contacts
• Envoyer un message à un contact
• Créer un groupe de contact

LES TACHES

• S’affecter, assigner une tâche
• Répondre à une demande de tâche
• Créer des tâches périodiques
• Suivre l’avancement des tâches
• Le rapport d’état
• L’affichage des tâches

LES NOTES

• La présentation des notes
• Créer, transférer une note

La formation est constituée d’apports théoriques et d’exercices pratiques. Chaque personne dispose d’un poste de travail et la gestion en petit groupe permet un suivi individualisé et adapté.

Des tours de table permettent de suivre la progression au fur et à mesure de la formation. Un suivi est réalisé par une feuille de présence et un questionnaire de satisfaction et une validation des acquis sont complétés en fin de formation.