Gestion du temps avec Outlook

Durée

1,00 jour(s)

Langue(s) de prestation

Prochaine session

Qui organise cette formation ?

Catalogue de formations étendu et évolutif : End-user (MS 365, SharePoint, Teams, Internet,...), IT (Power BI Desktop, langage SQL, VBA,.NET, C#,...), Web et Design (Adobe Photoshop, InDesign, Illustrator, Premiere Pro, Animate, Acrobat Pro, After Effects, HTML, Javascript,...), Project Management (MS Project)

Prérequis

Connaître les fonctions de base d'Outlook.

Objectifs

Gérer votre temps et vos priorités de manière efficace grâce à la connaissance des principes de base de la gestion du temps et des priorités et de leur application à travers le calendrier et les tâches d’Outlook.

Savoir quand utiliser le calendrier ou les tâches d’Outlook.

Utiliser les fonctions avancées d'Outlook pour améliorer l'organisation de votre travail et être plus systématique.

Contenu

Introduction

Définition du temps
Avantages d’une gestion efficace du temps (en fonction de votre contexte de travail que va vous apporter le gain de temps?)

Analyser votre emploi du temps

Diagnostiquer votre comportement vis-à-vis du temps
Evaluer votre utilisation du temps
Etudier les causes de perte de temps
Savoir dire non pour mieux gérer votre temps.

Les voleurs de temps

Connaître les principaux voleurs de temps externes
Gérer les coups de téléphone, les mails, les visiteurs….
Ne pas laisser vos mails diriger vos journées
Eviter les interruptions

Définir les priorités

Connaître les notions de priorité
Définir les degrés de priorité pour vos tâches (important et/ou urgent)

Utiliser Outlook pour gérer ses priorités

Définir les objectifs professionnels
Définir les objectifs privés
Utiliser l'outil Outlook pour définir ses tâches et leur assigner une priorité
Automatiser l’assignation des priorités

Utiliser le calendrier ou la liste des tâches

Paramétrer l'affichage du calendrier et des tâches pour rendre leur utilisation plus efficace
Que devez-vous planifier dans votre calendrier?
Que devez-vous noter dans votre liste des tâches?
Comment terminer votre journée avec la liste des tâches à jour?

Apprendre à déléguer

Déléguer des tâches
Utiliser les fiches de Contact pour gérer les tâches et suivre les tâches déléguées

Créer et gérer les catégories

Utiliser les catégories dans tous les éléments d’Outlook
Modifier la couleur d'un rendez-vous en fonction d'une catégorie
Utiliser des règles pour assigner des catégories
Regrouper votre affichage par catégories

Méthodes pédagogiques

Notre savoir-faire nous a permis de développer une méthode pédagogique spécifique basée sur la pratique et utilisée par tous nos formateurs. Notre méthode est construite autour de 2 piliers : l’expertise du formateur et l’analyse du besoin du participant.