Être assistant de plusieurs managers

Level reached

Beginner

Duration

14,00 hours(s)

Language(s) of service

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Who is organizing this training?

Skolae Training (anciennement ABILWAYS Luxembourg) propose un catalogue de formations spécialisées répondant aux besoins des professionnels au Luxembourg. Le catalogue couvre les domaines suivants: banque, finance, assurance, fiscalité, gestion de patrimoine, comptabilité, audit, droit des sociétés et des affaires, ressources humaines, marketing, management, efficacité professionnelle et communication.

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Who is the training for?

Assistant-es de direction, d’équipe, personal assistants.

Goals

S’adapter aux besoins de chacun dans la limite des possibilités. Organiser son travail et gérer emplois du temps et priorités. S'adapter aux différentes personnalités.

Connaître les rôles et missions d'un-e assistant-e de plusieurs managers

Les constantes d’un secrétariat multiple.
Dessiner la carte du poste.

Mettre en place une gestion du temps pertinente

Définir les besoins en temps des différents donneurs d’ordres.
Organiser la gestion de son temps.
Installer des outils partagés entre tous les acteurs.
Hiérarchiser les tâches et gérer les priorités.

Exercice d’application: la gestion des demandes et l’adaptation des outils proposés dans le cadre des postes occupés par les participants.

Communiquer de façon efficace

Adapter sa communication à un interlocuteur en fonction de ses besoins et contraintes.
Écouter et reformuler pour gagner du temps.
Se faire entendre et intervenir au bon moment.
Installer les circuits de communication les plus pertinents.

Exercice d'application sur la communication.

Identifier les besoins des donneurs d’ordres et des services concernés

Définir avec chacun leurs attentes.
Clarifier les ressources temps de chacun.
Organiser, en accord avec les intéressés, les nouvelles procédures.

Jeu pédagogique: entretien avec un donneur d’ordres.

Développer des compétences de négociation pour aller vers plus de performance collective

Devenir force de proposition.
Négocier des délais.
Chercher des arbitrages.

Jeu de rôles: autour de la négociation et de la résolution de conflit.

Surmonter le stress lorsqu’il se présente

Comprendre ce qu’est le stress et comment il se déclenche.
Mettre les émotions à leur juste place.
Gérer le niveau de stress.

Exercices d’application: exercices antistress applicables au bureau.

Teaching methods

Un expert et son équipe accompagnent le stagiaire grâce à une pédagogie alliant théorie, démos et exercices (individuels/collectifs). En distanciel, une matrice alterne temps de groupe et travail autonome. Supports, quiz et ressources en ligne.