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Réussir ses réunions à distance

ORSYS Luxembourg - 10/05/2022

Réussir ses réunions à distance

La généralisation du télétravail et du flex office oblige les managers à adapter leur travail d’équipe en passant notamment par des réunions à distance. Mais peut-on concevoir ce type de réunion de la même manière que des réunions en présentiel?

Adapter ses pratiques managériales au télétravail ne consiste pas seulement à appliquer ces pratiques par le biais d’outils numériques. La généralisation du télétravail pendant les différents confinements a fait évoluer les entreprises vers une démocratisation de ce type d’organisation, obligeant directeurs, managers et collaborateurs à réévaluer certaines pratiques professionnelles. Il s’agit en effet de prendre en compte de nouveaux environnements (et donc de nouvelles contraintes) mais aussi une concentration ou une disponibilité un peu différentes. Pierre-Hugues Cacheleux*, expert en management, nous dévoile les secrets d’une réunion à distance réussie.

Réunion à distance: l’indispensable outil du télétravail en équipe

Pendant les récentes phases de confinement liées à la pandémie de COVID-19, chacun de nous a pu expérimenter les réunions à distance. Avant la crise sanitaire, nous savions déjà (étude Barco & Circle Research menée en 2019 auprès de 3.000 cadres en France ainsi que dans six autres pays) que les cadres participaient en moyenne à 10 réunions par semaine (et ce n’était qu’une moyenne!). Avec le glissement vers les réunions en Zoom, Teams ou autre Google Meet, le sentiment de sortir d’une réunion pour instantanément en commencer une autre n’a cessé de croître.

Bien évidemment, cela a eu de nombreux aspects positifs: une grande majorité d’enquêtes a pu souligner leur efficacité, que ce soit pour échanger, solutionner ou décider; bref: pour poursuivre l’activité. Mais d’un point de vue des relations, la satisfaction n’est pas toujours au rendez-vous, et nombreux sont les observateurs à avoir identifié comme fondamental le rôle d’entertainer dont doit se saisir l’animateur de réunion, notamment pour éviter le désengagement des participants.

Pour le dire autrement, on peut s’inspirer de ses réflexes d’animation en présentiel pour animer une réunion en visio. Mais, pour autant, il y a tant de spécificités à la réunion en distanciel qu’il est fondamental d’aborder l’exercice avec un œil neuf et des comportements idoines.

Réunion à distance: des impératifs à ne pas oublier

Au-delà des impératifs de maîtrise du temps, de détection des activités parasites, de gestion des ruptures de connexion ou encore d’attention au feed-back, pour chaque manager ou chef de projet en situation d’animer une réunion à distance, il s’agit de répondre à deux enjeux essentiels:

  • d’une part, il importe de préparer soigneusement sa réunion et d’anticiper son animation pour mieux l’adapter au contexte spécifique de la visio-conférence, à ses contraintes et à ses opportunités. C’est donc une tâche assimilable à un rôle de metteur en scène, en amont de la réunion;
  • d’autre part, il est fondamental d’animer de façon différente, en repensant sa posture pour mieux impliquer les participants dans ce format si propice aux décrochages. Et c’est davantage les compétences d’un acteur que l’animateur doit mobiliser, et cette fois, pendant la réunion.

Visio-conférence: le challenge de l’attention

Avant toute chose, l’animateur de réunion en distanciel doit avoir en tête que l’attention de ses participants est extrêmement instable et volatile. Cela doit obliger l’animateur à revoir le séquencement et éventuellement l’ordre du jour de sa réunion, pour rafraîchir le plus régulièrement possible la disponibilité d’esprit de ses participants. Le séquencement consiste à alterner les sujets, les modes de présentation (pitch, brainstorming…) afin de garder l’attention de tous.

Susciter l’intérêt des participants

Cette question du séquencement doit être impérativement couplée avec la question des outils utilisés pour l’animation. C’est la pierre angulaire qui fait ou non la réussite d’une réunion en visio-conférence: alterner régulièrement les visuels proposés aux yeux des participants, pour proposer de la variété et toujours réactiver leur implication, et revenir le plus souvent possible au trombinoscope de la réunion.

Il est possible également de valoriser la dimension participative de la réunion en sortant du traditionnel diaporama, grâce à des supports de démonstration (logiciel expert, etc.), outils interactifs (comme Klaxoon ou plus simplement un tableau blanc), et une fois encore, en revenant régulièrement aux visages pour questionner les participants, pour valider un point, finaliser une séquence, etc. Bref, préparez votre réunion en pensant à varier les supports et insérer des séquences participatives!

Règle d’or: rendre sa réunion vibrante

Au-delà de ces premières règles impératives à prendre en compte, il faudra également préparer sa réunion en prévoyant de glisser de l’émotion dans son ordre du jour. Scientifiquement, il a été prouvé que les événements à forte charge émotionnelle marquent plus durablement notre mémoire. Dans le cadre de nos visios, il conviendra de rendre une information plus forte émotionnellement, par exemple en préparant un exemple concret (pourquoi pas via un exemple vidéo?), en narrant une expérience vécue, en glissant une anecdote générant de l’humour et de la complicité (sur le mode du "nous connaissons tous ce type de situation"), ou encore en rattachant une idée à ses effets concrets perceptibles par les individus (collaborateurs, clients, prospects, partenaires, etc.).

Et bien sûr, n’hésitez pas à profiter d’une manifestation exotique (passage d’un chat, question d’un enfant, bruit de voisinage) pour rebondir dessus et partager votre sens de l’humour. Aussi, mettez en œuvre ce conseil: mettez de l’émotion dans vos visios, pour capter et conserver l’attention de vos collaborateurs!

Animer une réunion à distance: l’art de communiquer

Et puis, bien sûr, il y a l’animation de la réunion en tant que telle. En plus des recommandations classiques sur la qualité du matériel et de la connexion (dont est tributaire la qualité des sons et images partagés), il importera de fixer les règles de la communication. Parmi celles-ci, mentionnons notamment:

  • la chaleureuse invitation à ce que chacun active sa caméra;
  • L’utilisation de la fonction "main levée" pour prendre la parole;
  • L’activation ou non du micro selon notamment l’effectif et la séquence;
  • L’utilisation de la zone de tchat;
  • Etc.

Mais plus que ces aspects désormais souvent mieux maîtrisés, c’est l’attitude de l’animateur qui va assurer le climat à la fois bienveillant et efficace. C’est cette attitude qui donnera le "la" des échanges, en calibrant la communication paraverbale et non verbale (volume de voix, débit calme, gestes des mains, regards, sourires, etc.). C’est précisément dans ces détails (qui n’en sont évidemment pas, cela va sans dire!) que se niche la différence entre transmettre une information et faire adhérer à une information. Et ça aussi, ça se travaille, notamment avec ORSYS!

ORSYS a d’ailleurs très tôt pris la mesure de l’importance de ce rôle managérial émergeant, en même temps que l’avènement de la visio. Et, depuis deux ans, a accompagné des centaines de managers pour leur permettre de réussir l’animation de réunion à distance. C’est notamment grâce à un module 100% distanciel concentrant en 3H30 l’essentiel du sujet que ce défi a pu être relevé.

Contactez-nous pour plus d'informations.

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Source
ORSYS Luxembourg

www.orsys.fr

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