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Les attendus des responsables LCB-FT au sein des établissements financiers

AFGES - 02/02/2022

1.1. LES OBJECTIFS DE CETTE CONSULTATION

Les objectifs sont :

  • D’harmoniser la fonction pour la rendre efficace chez tous les acteurs du secteur financier et faciliter la compréhension commune des enjeux;
  • Définir clairement les attentes quant au rôle, aux tâches et aux responsabilités du responsable de la conformité en matière de LCB-FT et de l'organe de direction.

1.2. LES PRINCIPAUX ÉLÉMENTS DE CE GUIDE

Les notions-clés de ce guide portent sur les enjeux:

  • De définition des rôles et responsabilités en matière de supervision et de mise en œuvre des dispositifs (proportionnés au profil de risque de l’établissement);
  • D’adéquation des ressources tant humaines que techniques (incluant les enjeux de compétence);
  • De pertinence des circuits d’information et de communication afin de s’assurer que les incidents significatifs seront remontés à l’organe de direction, suivis et traités;
  • De contenu des reportings (notamment le rapport d’activité du responsable LCB-FT).

2. RÔLE ET RESPONSABILITÉS DE L'ORGANE DE DIRECTION ET TOP MANAGEMENT DANS LE CADRE DE LA LCB-FT

Les guidelines précisent les attendus par rapport aux personnes en charge de ces thématiques au sein de l’organe de direction:

  • Identifier un membre de l'organe de direction responsable de la LCB-FT;
  • S'assurer que l'ensemble de l'organe de direction, lorsqu'il existe, est conscient de l'impact des risques de BC-FT sur le profil de risque de l'entreprise;
  • Être informé des résultats de l'évaluation des risques de BC-FT à l'échelle de l'entreprise;
  • Superviser la mise en œuvre et l’adéquation des politiques et procédures en matière de LCB-FT et prendre les mesures appropriées pour s'assurer que des mesures correctives sont prises le cas échéant;
  • Examiner au moins une fois par an le rapport d'activité du responsable de la conformité en matière de LCB-FT (voire plus selon les risques)
  • Évaluer l'adéquation des ressources humaines et techniques allouées au responsable de la conformité en matière de LCB-FT;
  • D’un point de vue quantitatif et qualitatif (compétence);
  • D’un point de vue informationnel (qualité du circuit d’information et de communication).

Sur les rôles et responsabilité du responsable au niveau de l’organe de direction, ce dernier doit:

  • S'assurer que l'ensemble de l'organe de direction, lorsqu'il existe, est conscient de l'impact des risques LCB-FT sur le profil de risque de l'entreprise; notamment s’assurer que:
    • Les politiques, procédures et mesures de contrôle interne en matière de LCB-FT sont adéquates et proportionnées;
    • L'organe de direction a assumé la responsabilité de mettre en œuvre les politiques, procédures et mesures de contrôle interne en matière de LCB-FT;
    • L’organe de direction dispose des informations significatives sur le risque en temps opportun, ainsi que des échanges d’information avec les autorités de supervision et la Cellule de Renseignement financier (CRF);
    • Les recommandations faites à l'organe de direction et approuvées par celui-ci font l’objet de mesures de mise en œuvre appropriées.

3. RÔLE ET RESPONSABILITÉS DU RESPONSABLE DE LA CONFORMITÉ EN MATIÈRE DE LCB-FT

3.1. LE POSITIONNEMENT DE LA FONCTION

Indépendance de la fonction.

Possibilité de ne pas nommer de responsable LCB-FT sous certaines conditions.

Rôle à temps plein ou non (selon le principe de proportionnalité):

  • Fonction des enjeux;
  • Point d’attention sur les possibles conflits d’intérêts (si exercice d’autres fonctions);
  • Localisation du responsable de la conformité en matière de LCB-FT (normalement dans le pays d'établissement de l’établissement sauf exception ).

3.2. LES PRINCIPALES TÂCHES DU RESPONSABLE LCB-FT

3.2.1. LES ENJEUX DE L’APPROCHE PAR LES RISQUES

Développer l’approche par les risques:

  • On se référera au document de l’ABE sur les facteurs de risque à prendre en compte: EBA/GL/2021/02

3.2.2. LE RÔLE VIS À VIS DU CADRE PROCÉDURAL

S’assurer de l’adéquation des politiques et procédures et de leur mise en œuvre effective.

Et assurer une surveillance continue de la mise en œuvre des mesures, politiques, contrôles et procédures.

3.2.3. LES ENJEUX DE L’ENTRÉE EN RELATION

Suivi de la relation client:

  • Notamment rôle consultatif avant la décision finale dans le cadre de nouveaux clients à risque élevé ou la reclassification des clients existants dans la catégorie de risque élevé.

3.2.4. LA SURVEILLANCE DU DISPOSITIF

En charge du suivi permanent de la mise en œuvre des mesures, politiques, contrôles et procédures adoptés pour garantir le respect par l’établissement de ses obligations en matière de LBC/FT.

  • Efficacité des contrôles LBC/FT appliqués par les lignes d'activité et les unités internes.
  • Veille à ce que le cadre de LBC/FT soit évalué périodiquement et mis à jour si nécessaire et, en tout état de cause, lorsque des lacunes sont détectées, que de nouveaux risques apparaissent ou que le cadre juridique ou réglementaire a changé.

3.2.5. LA COMMUNICATION AVEC L’ORGANE DE DIRECTION:

Communication autant que nécessaire avec l’organe de direction (notamment la personne en charge des sujets LCB-FT) et produire a minima un rapport d'activité proportionné à l'échelle et à la nature des activités de l’établissement dont nous présentons les principaux éléments:

  • Sur l'évaluation des risques de BC-FT:
    • Une déclaration explicite indiquant si l'évaluation du risque de BC-FT à l'échelle de l'entreprise ou une révision de celle-ci a été exigée par l'autorité compétente pour l'année de déclaration.
    • Un résumé des principales conclusions de l'évaluation des risques visée à l'article 8, paragraphe 1, de la directive (UE) 2015/849, lorsqu'une telle mise à jour a été effectuée au cours de l'année écoulée;
    • Une description de tout changement lié à la méthode utilisée par l’établissement pour évaluer le profil de risque du client individuel de la relation d'affaires en précisant dans quelle mesure elle est alignée sur l'évaluation du risque de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme à l'échelle de l’établissement;
    • La répartition des clients par catégorie de risque et par date d’entrée en relation, données issues des rapports remontés des métiers, y compris le nombre de dossiers non mises à jour.
    • Un aperçu structuré du travail effectué par le responsable de la conformité en matière de LCB-FT au cours de l'année écoulée, y compris des informations et des données statistiques sur:
      • La nature, le nombre et le montant des transactions inhabituelles détectées;
      • La nature, le nombre et le montant des transactions inhabituelles effectivement analysées;
      • La nature, le nombre et le montant des déclarations de transactions ou d'activité suspectes à la CRF (selon les pays où la transaction a eu lieu).
      • Les informations agrégées sur les relations avec la clientèle qui ont été abandonnes-clôturées en raison de préoccupations en matière de LCB-FT.
  • Nombre de demandes d'information reçues de la CRF;
  • Nombre de requêtes judiciaires reçues;
  • Nombre d'ordonnances exigeant le report de l'exécution d'une transaction;
  • Nombre de réponses fournies à la CRF et décisions prises à l'égard de ces clients, c'est-à-dire si la relation d'affaires avec ces clients a été bloquée, suspendue, résiliée, etc.

Résumé des données statistiques ou des principaux indicateurs de risque relatifs aux risques de LCB-FT, afin de donner une image précise des risques de LCB-FT auxquels l'opérateur du secteur financier est exposé par le biais de ses clients, pays ou zones géographiques, de produits, de services, de transactions ou de canaux de distribution, en tenant compte des lignes directrices révisées de l'ABE sur les facteurs de risque de blanchiment et de financement du terrorisme.

  • Sur les politiques et procédure:

    Informations synthétiques sur les mesures importantes prises et les procédures adoptées au cours de l'année, y compris le suivi des recommandations, des dysfonctionnements et des irrégularités identifiés dans le passé ainsi que des nouveaux problèmes, et irrégularités et les mesures proposées.
  • Sur les contrôles réalisés:
    • La nature et le nombre des actions de contrôle de la conformité entreprises pour évaluer l'application des politiques, contrôles et procédures de LCB-FT de l’établissement;
    • L'adéquation des outils de surveillance utilisés par l’établissement en matière de LCB-FT.
  • Sur les actions de sensibilisation et de formation:
    • La nature et le montant des activités de formation en matière de LCB-FT, réalisées, planifiées, non finalisées, ainsi que le personnel concerné par ces activités de formation;
    • Le plan de formation pour l'année prochaine pour évaluer l'adéquation de la formation et de l'enseignement dispensés :
  • Nombre d'heures de formation par type d'employés et par type de département/fonction et pourcentage d'employés ayant suivi la formation;
  • Date de la participation à un séminaire, titre et durée du séminaire et modalité de diffusion (c'est-à-dire e-learning, en ligne et en face à face) ainsi que le nom des formateurs;
  • Si la conférence/séminaire a été préparée au sein du secteur financier ou proposé par une organisation ou des consultants externes; et
  • Des informations résumées sur le programme/contenu des conférences/séminaires.
  • Une description de toute autre mesure adoptée par le responsable de la conformité en matière de LCB-FT;
  • Toute autre information utile sur le fonctionnement de la fonction de responsable de la conformité en matière de LCB-FT et sur les mesures de prévention du LCB-FT que le responsable de la conformité en matière de LCB-FT considère comme pouvant être intéressante à porter à l'attention de l'organe de direction;
  • Plan d'activités du responsable de la conformité en matière de LCB-FT pour l'année suivante;
  • Activités de surveillance externe, y compris les communications à destination de l’établissement, menées par l'autorité compétente, les rapports soumis à l'organe de direction et les rapports de contrôle, les sanctions imposées, ainsi que la manière dont l’établissement s'est acquitté de ses obligations.

    L’état d'avancement des mesures correctives, sans préjudice de tout autre rapport périodique qui pourrait être exigé en cas d'activité de surveillance ou de mesures correctives.

3.2.6. CONCERNANT LES DÉCLARATIONS D’OPÉRATIONS DOUTEUSES:

  • S'assurer que les autres membres du personnel dont l'assistance est sollicitée pour l'exercice de cette fonction ont les compétences, les connaissances et l'aptitude nécessaires pour aider à cette tâche;
  • Prendre en compte la sensibilité et de la confidentialité des informations susceptibles d'être divulguées et des obligations de non-divulgation;

  • S’assurer de la pertinence et respect du formalisme lors du processus déclaratif.

3.2.7. FORMATION ET SENSIBILISATION DU PERSONNEL :

  • Rôle d’information du personnel sur les risques de LCB-FT auxquels l’établissement est exposé, en tenant compte du contexte national et international dans lequel il opère, ainsi que des raisons pour lesquelles il est important de réduire ces risques de LCB-FT.
  • Formation adaptée permettant d’informer sur les méthodes, tendances et typologies de blanchiment et de financement du terrorisme, ainsi que de l'approche basée sur le risque.
  • Intégration des sous-traitants à qui des fonctions ont été sous-traitées;
  • Rôle d’identification de la formation spécifique nécessaire en fonction des éléments suivants:
  • Les personnes travaillant dans le cadre de la fonction de conformité sous la responsabilité du responsable de la conformité en matière de LCB-FT:
    • La formation doit être approfondie et adaptée aux besoins de l'entreprise.
  • Les personnes en contact avec les clients ou chargées d'effectuer leurs transactions (employés, agents et distributeurs):
    • La formation doit leur permettre de détecter efficacement les transactions inhabituelles et d'alerter le responsable de LCB-FT dans les meilleurs délais, conformément aux procédures internes.
  • Les personnes chargées de développer des procédures ou des logiciels ou autres outils applicables aux activités qui sont, même indirectement, sensibles au risque de LCB-FT:
    • La formation devrait leur permettre d'intégrer de manière adéquate la problématique LCB-FT.

Modalité de réalisation des formations:

  • Ateliers ou des séminaires de formation appropriés tenant compte des tâches effectuées par les personnes concernées et de leur exposition aux risques de blanchiment et de financement du terrorisme.
  • Rôle de mise en œuvre du plan annuel de formation en lien avec le département des ressources humaines.
    Ce plan annuel de formation et de sensibilisation, ainsi que sa réalisation, doit faire l'objet d'une documentation écrite et être mentionné dans le rapport d'activité adressé à l'organe de direction
  • Les employés concernés doivent être:
    • Sensibilisés aux risques de LCB-FT, selon les spécificités de l’établissement.
    • Informés de l'identité et des responsabilités du membre de l'organe de direction chargé de la lutte contre le blanchiment d'argent;
    • Formés aux procédures internes et à la manière de reconnaître et de traiter les transactions ou les activités potentielles de LCB-FT;
    • Destinataires des informations sur les indicateurs d'activité inhabituelle, les tendances et les typologies quant à la manière dont les services et les produits fournis sont utilisés; rôle également des études de cas.
  • Détermination d’indicateurs d'évaluation pour vérifier l'efficacité des formations dispensées.
  • Cas des formations dispensées à l’étranger:
  • S’assurer de la conformité des formations aux règles légales et réglementaires applicables ainsi qu’à la typologie des activités.
  • Cas de la sous-traitance
  • Le responsable de la conformité LCB-FT doit s'assurer (et documenter dans le rapport d'activité):
    • Que le sous-traitant a les connaissances requises en matière de LCB-FT pour garantir la qualité de la formation à dispenser;
    • Que les conditions de gestion de la sous-traitance sont fixées et respectées, et;
    • Que le contenu de cette formation est adapté aux spécificités de l’établissement.

4. LES RELATIONS ENTRE LE RESPONSABLE LCB-FT ET LES AUTRES FONCTIONS

Lorsque la fonction de conformité en matière de LCB-FT est différente de la fonction de conformité, bien préciser les rôles et responsabilités.

La Fonction audit interne ne devrait pas être associée à la fonction de conformité en matière de LCB-FT:

  • La fonction d'audit examine et évalue l'adéquation et l'efficacité de la gouvernance, des politiques, des contrôles et des procédures adoptées en matière de LCB-FT:
  • Identifie les éventuelles faiblesses ou insuffisances, et formule des recommandations concernant ces politiques, contrôles et procédures et leur application.

Fonction Gestion des risques:

  • Doit être informée de tout élément lui permettant d’apprécier le niveau de risque (idem pour le comité des risques).

Externalisation des fonctions opérationnelles au sein du périmètre du responsable de la conformité en matière de LCB-FT :

  • Pas de délégation de responsabilité!
  • Cf. Annexe sur les fonctions qui ne peuvent pas être externalisées.
  • Respect des conditions suivantes en cas d’externalisation:
  • Analyse ex-ante des enjeux de l’externalisation (notamment d’un point de vue technologique) et dispositif de maîtrise des risques
  • Justification de la décision d’externaliser au regard notamment du principe de proportionnalité
  • Rôle du responsable LCB-FT vis-à-vis de l’externalisation:
    • Surveillance des activités externalisées;
    • Contrôle des activités externalisées;
    • Droit d’accès aux bases de données clients liées à l’externalisation;
    • Reporting à l’organe exécutif sur l’externalisation.
  • Un contrat précis et respectant les règles de conformité.
  • Externalisation au sein d’un Groupe:
  • Points d’attention sur les enjeux de conflits d’intérêts:
    Faire matrice des responsabilités des entités et les liens avec l’externalisation.
  • Renforcement de la surveillance dans le cas d’externalisation dans des pays tiers.

5. LE RÔLE DU RESPONSABLE LCB-FT DANS LE CAS D’UN GROUPE

Dans le cas d’un groupe, il est important de s’assurer de:

  • La qualité du circuit d’information et de communication;
  • L’établissement d’une cartographie des risques LCB-FT pour chaque entité adaptée aux enjeux;
  • Dans le cas d’un rapport d’enquête au niveau local, la vérification de la mise en œuvre des mesures correctrices;
  • L’identification des sources de conflits d’intérêts au niveau d’un Groupe afin de s’assurer que cela ne génère pas de conflits d’intérêts;
  • L’intégration des enjeux spécifiques dans le rapport d’activité du responsable LCB-FT au niveau du Groupe:
  • Statistiques consolidées au niveau du groupe, notamment sur l'exposition au risque et les activités douteuses par lignes d'activité, zones géographiques et canaux de distribution;
  • Tendances sectorielles des risques LCB-FT dans les filiales et les succursales, éventuellement sur la base de l'évaluation nationale des risques et d'autres sources d'information.
  • Le suivi des risques survenus dans une filiale ou une succursale, dès que possible;
  • L’analyse de l'impact sur la conformité LCB-FT du groupe de certains risques s'ils ne sont pas atténués au niveau des filiales ou des succursales.
  • Le nombre d'examens et les faiblesses significatives identifiés dans la politique et les procédures de LCB-FT de l'opérateur du secteur financier, le nombre d'examens effectués.
  • Des informations sur le pilotage et la surveillance des filiales et des succursales, avec une attention particulière à celles situées dans des pays à risque élevé.
  • L’établissement d’un lien hiérarchique direct entre le responsable de la conformité en matière de LCB-FT d'une filiale ou d'une succursale et le responsable de la conformité en matière de LCB-FT du groupe.

6. REVUE DE LA FONCTION DU RESPONSABLE LCB-FT PAR LES AUTORITÉS DE SUPERVISION

Dans le cadre de l'approche fondée sur le risque, conformément aux lignes directrices révisées de l'ABE en la matière, l'autorité compétente doit examiner les mesures prises par un établissement pour garantir, dans le cadre de l'évaluation du risque de non-conformité en matière de LCB-FT, que le responsable satisfait aux conditions relatives à:

  • L’intégrité;
  • L’expertise et;
  • La connaissance du cadre légal et réglementaire LCB-FT, soit lors de sa nomination, soit à un stade ultérieur.

7. CONCLUSION

Les guidelines se suivent et confortent l’importance de bien structurer le dispositif et l’organisation liés à la maîtrise des enjeux de LCB-FT. Il y a bien évidemment un enjeu de responsabilité des instances de gouvernance qui s’appuieront de plus en plus sur un responsable LCB-FT qui joue un rôle central dans ce dispositif.

Ces dispositifs se doivent bien sûr d’être adaptés aux risques et proportionnés aux enjeux. Il n’en reste pas moins que, quel que soit la structure de l’acteur financier, le sujet doit dorénavant être systématiquement intégré dans les enjeux business.

Références

Les principales lignes directrices ABE sur LCB-FT depuis 2019

  • Guidelines on the characteristics of a risk‐based approach to anti‐money laundering and terrorist financing supervision, and the steps to be taken when conducting supervision on a risk‐sensitive basis under Article 48(10) of Directive (EU) 2015/849 (amending the Joint Guidelines ESAs 2016 72) (dec. 2021)
  • "The ML/TF Risk Factors Guidelines" under Articles 17 and 18(4) of Directive (EU) 2015/849 : EBA/GL/2021/02.
  • EBA Guidelines on internal governance under Directive 2013/36/EU : EBA/GL/2021/05.
  • Joint EBA and ESMA Guidelines on the assessment of the suitability of members of the management body and key function holders : ESMA35-36-2319 EBA/GL/2021/06.
  • EBA Guidelines on policies and procedures in relation to compliance management and the role and responsibilities of the AML/CFT Compliance Officer under Article 8 and Chapter VI of Directive (EU) 2015/849 : EBA/CP/2021/31.
  • EBA Guidelines on outsourcing arrangements : EBA/GL/2019/02.
  • EBA Guidelines on ICT and security risk management : EBA/GL/2019/04.

À noter également sur site ACPR

Autres documents sur le sujet

  • European Commission’s Report on the assessment of recent alleged money laundering cases involving EU credit institutions, COM(2019) 373 final.
  • https://eur-lex.europa.eu...ALL/?uri=CELEX:52019DC0373
  • EBA/RTS/2021/16-20 December 2021- on draft regulatory technical standards under Article 9a (1) and (3) of Regulation (EU) No 1093/2010 setting up an AML/CFT central database and specifying the materiality of weaknesses, the type of information collected, the practical implementation of the information collection and the analysis and dissemination of the information contained therein.

Les principales lignes directrices ACPR sur LCB-FT depuis 2019

  • Lignes directrices relatives au pilotage consolidé du dispositif de LCB-FT des groupes – Mars 2020.
  • Lignes directrices relatives à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme dans le domaine de la gestion de fortune - Mars 2020.
  • Lignes directrices conjointes de la Direction Générale du Trésor et de l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution sur la mise en œuvre des mesures de gel des avoirs – Juin 2020.
  • Lignes directrices relatives à l'identification, la vérification de l'identité et la connaissance de la clientèle – Décembre 2021.

Annexe

Les fonctions qui ne devraient pas être externalisées:

  1. La validation de l'évaluation du risque de blanchiment et de financement du terrorisme à l'échelle de l'entreprise;
  2. L'organisation interne du système de LCB-FT;
  3. L'adoption et la révision des politiques et procédures internes de LCB-FT;
  4. L'approbation de la méthodologie d'évaluation du risque individuel, l'entrée en relation d'affaires et l'attribution du profil de risque.
  5. L'établissement de critères pour détecter les transactions inhabituelles;
  6. La responsabilité de la déclaration des transactions suspectes à la CRF;
  7. L'acceptation de clients à risque élevé; et
  8. Toute autre décision qui, de par sa nature, devrait être prise au sein du secteur financier.
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