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Mieux gérer votre temps et vos priorités et utiliser Outlook comme outil

1 jour(s)

Objectifs

  • Gérer votre temps et vos priorités de manière efficace grâce à la connaissance des principes de base de la gestion du temps et des priorités et de leur application à travers le calendrier et les tâches d’Outlook
  • Savoir quand utiliser le calendrier ou les tâches d’Outlook
  • Utiliser les fonctions avancées d'Outlook pour améliorer l'organisation de votre travail et être plus systématique

Contenu

Introduction
  • Définition du temps
  • Avantages d’une gestion efficace du temps (en fonction de votre contexte de travail, que va vous apporter le gain de temps ?)
Analyser votre emploi du temps
  • Diagnostiquer votre comportement vis-à-vis du temps
  • Evaluer votre utilisation du temps
  • Etudier les causes de perte de temps
  • Savoir dire non pour mieux gérer votre temps.
Les voleurs de temps
  • Connaître les principaux voleurs de temps externes
  • Gérer les coups de téléphone, les mails, les visiteurs….
  • Ne pas laisser vos mails diriger vos journées
  • Eviter les interruptions
Définir les priorités
  • Connaître les notions de priorité
  • Définir les degrés de priorité pour vos tâches (important et/ou urgent)
Utiliser Outlook pour gérer ses priorités
  • Définir les objectifs professionnels
  • Définir les objectifs privés
  • Utiliser l'outil Outlook pour définir ses tâches et leur assigner une priorité
  • Automatiser l’assignation des priorités
Utiliser le calendrier ou la liste des tâches
  • Paramétrer l'affichage du calendrier et des tâches pour rendre leur utilisation plus efficace
  • Que devez-vous planifier dans votre calendrier ?
  • Que devez-vous noter dans votre liste des tâches ?
  • Comment terminer votre journée avec la liste des tâches à jour ?
Apprendre à déléguer
  • Déléguer des tâches
  • Utiliser les fiches de Contact pour gérer les tâches et suivre les tâches déléguées
Créer et gérer les catégories
  • Utiliser les catégories dans tous les éléments d’Outlook
  • Modifier la couleur d'un rendez-vous en fonction d'une catégorie
  • Utiliser des règles pour assigner des catégories
  • Regrouper votre affichage par catégories
Méthodes pédagogiques

Notre savoir-faire nous a permis de développer une méthode pédagogique spécifique basée sur la pratique et utilisée par tous nos formateurs. Notre méthode est construite autour de 2 piliers : l’expertise du formateur et l’analyse du besoin du participant.

Public cible

Prérequis

Connaître les fonctions de base d'Outlook

Evaluation

Certificat, diplôme

Une attestation de présence peut être délivrée à la demande du participant en fin de formation.

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Le contenu de ce descriptif de formation est de la seule responsabilité de son auteur, l'organisme de formation Key Job.

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Caractéristiques
Organisation Formation inter et intra-entreprise
Supports

Un support de cours est fourni.

Langues de prestation
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