Congé individuel de formation
Bénéficier de congé supplémentaire pour se former
01 Objet
Les salariés du secteur privé, les indépendants et les personnes exerçant une profession libérale peuvent solliciter le congé individuel de formation, un congé payé spécial ou congé-formation pouvant atteindre
80 jours au cours d'une carrière professionnelle.
Le congé individuel de formation permet:
- de participer à des formations,
- de se préparer et de participer à des examens,
- de rédiger des mémoires,
- d’accomplir tout autre travail en relation avec une formation éligible.
Pour bénéficier du congé individuel de formation, les salariés du secteur privé doivent:
- être normalement occupés sur un lieu de travail situé au Luxembourg,
- être liés par un contrat de travail à une entreprise ou association légalement établie et active au Luxembourg,
- avoir une ancienneté de service d’au moins 6 mois auprès de leur employeur au moment de la demande de congé.
Les
indépendants et personnes exerçant une profession libérale doivent être
affiliés depuis au moins 2 ans à la sécurité sociale luxembourgeoise.
02 Exemples
Pierre, titulaire d’un CATP, prépare son brevet de maîtrise
Pierre, 25 ans, détenteur d’un CATP, travaille depuis 2 ans chez un coiffeur. Mais il rêve d’ouvrir son propre salon de coiffure et de devenir chef d’entreprise. Il prend l’initiative de s’inscrire au brevet de maîtrise, une formation qui s’étale en principe sur 3 ans.
Pierre se renseigne sur les modalités du congé individuel, car il a entendu dire que sa formation est éligible au titre de ce congé spécial. En effet, par tranche de deux ans, il pourra bénéficier au maximum de 20 jours de congé payé supplémentaire. Si le chiffre exact lui sera communiqué par le ministère compétent, Pierre sait d’ores et déjà que 3 jours de formation donnent normalement droit à 1 jour de congé. Pour compenser son absence, son patron recevra une indemnité de la part de l’État.
Marie, aide éducatrice, suit une formation en cours d’emploi pour devenir éducatrice
Marie, 30 ans, travaille depuis peu dans une maison relais au Luxembourg et y est engagée comme aide éducatrice. Le métier lui plaît et elle est prête à reprendre des études. Elle s’inscrit dans une école en Belgique qui offre la possibilité de décrocher le diplôme d’éducateur gradué en cours d’emploi.
Le diplôme est reconnu au Luxembourg. Afin de bénéficier de jours de congé payé supplémentaire, elle introduit une demande de congé individuel auprès du ministère de l’Éducation nationale et de la Formation professionnelle. Outre ce congé spécial, Marie veut déduire les frais d’inscription de sa déclaration d’impôt.
Elle se renseigne auprès de son bureau d’imposition: si la facture dépasse le minimum forfaitaire de 540 € dont bénéficie chaque salarié, Marie pourra déduire ces frais dans sa déclaration d'impôt.
Kévin, jeune diplômé en sciences financières, prépare un certificat de spécialisation à distance
Kévin, 26 ans, travaille depuis un an auprès d’un institut financier luxembourgeois. Pour avancer rapidement dans sa carrière, il désire se spécialiser et compte s’inscrire à une formation à distance de haut niveau. Le diplôme délivré est reconnu au Luxembourg. Après négociation, le patron de Kévin est prêt à payer la moitié de la facture.
Il peut intégrer cette dépense à la demande de cofinancement en matière de formation qu’il dépose auprès du ministère de l’Éducation. Kévin, pour sa part, rassemble toutes les pièces nécessaires pour demander un congé individuel de formation.
Ce congé spécial présente un double avantage pour lui et pour son entreprise: Kévin se voit attribuer des jours de congé supplémentaire (3 jours de formation = 1 jour de congé), l’entreprise reçoit une indemnité pour les jours de congés spéciaux accordés à Kévin.
03 Formations éligibles
Les formations éligibles peuvent être proposées soit au Luxembourg, soit à l’étranger, par:
- les chambres professionnelles,
-
les associations privées agréées individuellement à cet effet par la
ministre de l’Éducation nationale et de la Formation professionnelle,
-
les institutions bénéficiant du statut d’école publique ou privée
reconnues par les autorités publiques et délivrant des certificats
reconnus par ces mêmes autorités.
| Les formations peuvent ou non avoir un lien direct avec le poste de
travail occupé. Elles peuvent avoir lieu pendant les heures de travail,
en cours du soir ou le weekend. |
Les formations cofinancées par d’autres dispositions légales ne sont pas éligibles.
04 Démarches
Le salarié fait sa demande auprès du Service de la formation professionnelle du ministère de l’Education nationale et de la Formation professionnelle 2 mois avant le début du congé sollicité. Pour cela, il doit:
- télécharger et remplir le formulaire de demande,
- obtenir l’avis de son employeur quant à sa demande,
- envoyer au ministère de l’Éducation nationale et de la Formation professionnelle le formulaire dûment rempli et accompagné des pièces demandées (contrat de travail, certificat d’inscription ou de préinscription, certificat d’affiliation à la sécurité sociale).
Le salarié reçoit un courrier en retour, qui précise le nombre de jours de congé attribués. Après la formation, il devra remettre les certificats de participation à l’employeur.
L’employeur doit:
- émettre un avis sur la demande introduite par son salarié,
- télécharger et remplir le formulaire de remboursement, y adjoindre les pièces demandées (certificat(s) de participation, fiche(s) de salaire de la période correspondante, attestation patronale indiquant la/les date(s) exacte(s) du/des jour(s) congé-formation effectivement pris, copie de l'accord ministériel…),
- envoyer le formulaire dûment rempli et les pièces demandées au ministère de l’Éducation nationale et de la Formation professionnelle.
Pour les indépendants et les personnes exerçant une profession libérale, la démarche est analogue à celle décrite ci-dessus. Seuls le formulaire et les pièces demandées diffèrent. Après la formation, l’indépendant/la personne exerçant une profession libérale complète une déclaration de remboursement accompagnée d’une attestation de participation et d’un certificat de revenu.
Avis négatif de l'employeur
En cas d'avis négatif de l'employeur:
- le congé peut être différé si l’absence résultant du congé sollicité
risque d’avoir une répercussion majeure préjudiciable à l’exploitation
de l’entreprise ou au déroulement harmonieux du congé annuel payé du
personnel,
- le salarié peut néanmoins envoyer le formulaire de demande au ministère. Ce
dernier le transmet à une commission consultative, qui émet un avis sur
les délais de report. Le ministère prend sa décision en fonction de cet
avis.
05 Nombre de jours et durée
Détermination du nombre de jours
Le nombre total de jours de congé individuel de formation dépend de la durée de formation en heures définie par l’organisme de formation.
Le
nombre d’heures de formation est converti en nombre de journées de
travail: 8h de formation = 1 jour de travail.
Le quotient calculé est divisé par 3 pour obtenir le nombre de
jours de congé-formation.
Le résultat est arrondi, le cas échéant, à
l’unité inférieure.
Exemple de calcul pour une formation de 30 heures
30 : 8 = 3,75 journées de travail
3,75 : 3 = 1,25 jour de congé-formation (à arrondir à l’unité inférieure)
Une formation de 30 heures donne droit à 1 jour de congé-formation. |
Durée maximale
Chaque bénéficiaire dispose de 80 jours de congé-formation qu’il peut prendre tout au long de sa carrière professionnelle. Sur une période de 2 ans, le nombre maximal de jours de congé-formation attribuable est de 20 jours. Chaque période de 2 ans commence avec l’année du premier congé individuel de formation.
Durée minimale
La durée minimale du congé-formation est de 1 jour. L’intéressé doit donc s’inscrire à une formation durant au moins 24 heures pour être éligible au congé-formation (24 heures / 8 = 3 jours de travail / 3 = 1 jour de congé-formation).
Pour les salariés à temps partiel, les jours de congé individuel sont calculés proportionnellement au temps de travail.
Pendant la durée du congé individuel, les dispositions légales en matière de sécurité sociale et de protection de l’emploi restent applicables.
06 Indemnité compensatoire
Pour le salarié, chaque jour de congé accordé donne droit à une indemnité compensatoire, égale à son salaire journalier moyen, payée par l’employeur. L’employeur avance l’indemnité et se fait rembourser par l’État du montant de l’indemnité et de la part patronale des cotisations sociales.
Pour l’indépendant et la personne exerçant une profession libérale, l’indemnité compensatoire payée par l’État est fixée sur la base du revenu ayant servi pour le dernier exercice cotisable comme assiette de cotisation pour l’assurance-pension.
L’indemnité compensatoire ne peut dépasser le quadruple du salaire social minimum
pour salariés non qualifiés (7.205,96€ / indice 737,83 au 1er octobre 2011).