Congé individuel de formation

Les salariés, les indépendants et les personnes exerçant une profession libérale peuvent solliciter le congé individuel de formation, un congé payé spécial ou congé-formation pouvant atteindre 80 jours au cours d'une carrière professionnelle.

01 Objet

Pour bénéficier du congé individuel de formation, les salariés doivent:

• être normalement occupés sur un lieu de travail situé au Luxembourg,
• être liés par un contrat de travail à une entreprise ou association légalement établie et active au Luxembourg,
• avoir une ancienneté de service d’au moins 6 mois auprès de leur employeur au moment de la demande de congé.

Toute autre personne:

• sous contrat d'apprentissage;
• qui se prépare et se présente à un championnat mondial, européen ou luxembourgeois des métiers.
  

Les indépendants et personnes exerçant une profession libérale doivent être affiliés depuis au moins 2 ans à la sécurité sociale luxembourgeoise.

Les candidats ne doivent répondre à aucune condition d'âge ou de résidence.

Le congé individuel de formation permet:

• de participer à des formations,
• de se préparer et de participer à des examens,
• de rédiger des mémoires,
  
• d’accomplir tout autre travail en relation avec une formation éligible.

02 Exemples

Pierre, titulaire d’un CATP/DAP, prépare son brevet de maîtrise

Pierre, 25 ans, détenteur d’un Certificat d'Aptitude Technique et Professionnelle (CATP/DAP), est employé depuis 2 ans chez un coiffeur. Cependant, il envisage d’ouvrir son propre salon de coiffure et de devenir chef d’entreprise. Il prend l’initiative de s’inscrire à la formation menant au brevet de maîtrise, une formation qui s’étale en principe sur 3 ans.

Pierre se renseigne sur les modalités du congé individuel de formation, car il a entendu dire que sa formation est éligible au titre de ce congé. En effet, par tranche de 2 ans, il pourra bénéficier au maximum de 20 jours de congé payé supplémentaires. Si le chiffre exact lui sera communiqué par le ministère compétent, Pierre sait d’ores et déjà que 3 jours de formation donnent normalement droit à 1 jour de congé. Pour compenser son absence, son patron recevra une indemnité de la part de l’État.

Marie, aide éducatrice, suit une formation en cours d’emploi pour devenir éducatrice

Marie, 30 ans, travaille depuis peu dans une maison relais au Luxembourg et y est engagée comme aide éducatrice. Le métier lui plaît et elle est prête à reprendre des études. Elle s’inscrit dans une école en Belgique qui offre la possibilité de décrocher le diplôme d’éducateur gradué en cours d’emploi.

Le diplôme est reconnu au Luxembourg. Afin de bénéficier de jours de congé payé supplémentaire, elle introduit une demande de congé individuel auprès du ministère de l’Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse. Outre ce congé spécial, Marie veut déduire les frais d’inscription de sa déclaration d’impôt.

Elle se renseigne auprès de son bureau d’imposition: si la facture dépasse le minimum forfaitaire de 540€ dont bénéficie chaque salarié, Marie pourra déduire ces frais dans sa déclaration d'impôt.

03 Formations éligibles

Les formations éligibles peuvent être proposées au Luxembourg ou à l’étranger, par:

• les institutions bénéficiant du statut d’école publique ou privée reconnues par les autorités publiques et délivrant des certificats reconnus par ces mêmes autorités,
• les chambres professionnelles,
• les communes,
• les fondations, les personnes physiques et associations privées agréées individuellement à cet effet par le ministre,
• les ministères, administrations et établissements publics.

Les formations financées par d’autres dispositions légales ne sont pas éligibles.

04 Démarches

Le salarié fait sa demande auprès du Service de la formation professionnelle du ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse 2 mois avant le début du congé sollicité. Pour cela, il doit:

• télécharger et remplir le formulaire de demande,
• obtenir l’avis de son employeur quant à sa demande,
• envoyer au ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse (MENJE) le formulaire dûment rempli et les pièces demandées (contrat de travail, certificat d’inscription ou de préinscription, certificat d’affiliation à la sécurité sociale).
• remettre, après la formation, 2 exemplaires du certificat de participation à l’employeur.
  

Le salarié est informé, par courrier, du nombre de jours de congé attribués. Après la formation, il devra remettre les certificats de participation à l’employeur.

L’employeur doit:

• émettre un avis sur la demande introduite par son salarié,
• télécharger et remplir le formulaire de remboursement, joindre les pièces demandées (certificat(s) de participation, fiche(s) de salaire de la période correspondante, attestation patronale indiquant la/les date(s) exacte(s) du/des jour(s) congé-formation effectivement pris, copie de l'accord ministériel…),
• envoyer le formulaire dûment rempli et les pièces demandées au MENJE.

Pour les indépendants et les personnes exerçant une profession libérale, la démarche est analogue à celle décrite ci-dessus. Seuls le formulaire et les pièces demandées diffèrent. Après la formation, l’indépendant/la personne exerçant une profession libérale complète une déclaration de remboursement accompagnée d’une attestation de participation et d’un certificat de revenu.

Avis négatif de l'employeur 

En cas d'avis négatif de l'employeur:

• le congé peut être différé si l’absence résultant du congé sollicité risque d’avoir une répercussion majeure préjudiciable à l’exploitation de l’entreprise ou au déroulement harmonieux du congé annuel payé du personnel,
• le salarié peut néanmoins envoyer le formulaire de demande au MENJE. Ce dernier le transmet à une commission consultative, qui émet un avis sur les délais de report. Le MENJE prend sa décision en fonction de cet avis.

05 Nombre de jours et durée

Détermination du nombre de jours

Le nombre total de jours de congé-formation dépend de la durée de la formation en heures définie par l’organisme de formation.

Le nombre d’heures de formation est converti en nombre de journées de travail: 8h de formation = 1 jour de travail.
Le quotient ainsi calculé est divisé par 3 pour obtenir le nombre de jours de congé-formation.
Le résultat est arrondi, le cas échéant, à l’unité inférieure.

Durée maximale

Chaque bénéficiaire dispose de 80 jours de congé-formation qu’il peut prendre tout au long de sa carrière professionnelle. Sur une période de 2 ans, le nombre maximal de jours de congé-formation attribuable est de 20 jours. Chaque période de 2 ans commence avec l’année du premier congé individuel de formation.

Durée minimale

La durée minimale du congé-formation est de 1 jour. L’intéressé doit donc s’inscrire à une formation durant au moins 24 heures pour être éligible au congé-formation (24 heures / 8 = 3 jours de travail / 3 = 1 jour de congé-formation).

Pour les salariés qui travaillent à temps partiel, les jours de congé-formation sont calculés proportionnellement au temps de travail.

Pendant la durée du congé-formation, les dispositions légales en matière de sécurité sociale et de protection de l’emploi restent applicables.

06 Indemnité compensatoire

Pour le salarié, chaque jour de congé accordé donne droit à une indemnité compensatoire, égale à son salaire journalier moyen, payée par l’employeur. L’employeur avance l’indemnité et se fait rembourser par l’État du montant de l’indemnité et de la part patronale des cotisations sociales.

Pour l’indépendant et la personne exerçant une profession libérale, l’indemnité compensatoire payée par l’État est fixée sur la base du revenu ayant servi pour le dernier exercice cotisable comme assiette de cotisation pour l’assurance-pension.

L’indemnité compensatoire ne peut dépasser le quadruple du salaire social minimum pour salariés non qualifiés (8.567,96€ / indice 834,76 au 1er janvier 2020).

Chaque déclaration de remboursement doit être accompagnée d’un certificat renseignant sur le taux de cotisation à l’Assurance-accident correspondant à l’année au cours duquel le congé-formation a été pris.