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Le congé individuel de formation: un bénéfice commun


Une doctorante, une DRH, un responsable au sein du Ministère de l’Education nationale et de la Formation professionnelle: trois visions du dispositif, pour trois expériences gagnantes.


Ursula Schinzel
Ursula Schinzel
Research Consultant
Aims Luxembourg
www.aims.lu
Jerry Lenert
Jerry Lenert
Chargé de mission
Ministère de l'Education nationale
et de la Formation professionnelle

www.men.public.lu
Eva Wuellner
Eva Wuellner
HR Director Europe, Russia & CIS
Lindab
www.lindab.com

2.500 dossiers de demande de congé individuel de formation arrivent en moyenne chaque année au Ministère de l’Education nationale et de la Formation professionnelle. 2.400 d’entre eux concernent des premières demandes. Les 100 restants émanent de candidats qui ont déjà bénéficié de la mesure, et qui souhaitent compléter des acquis par des spécialisations de niveaux supérieurs: à l’exemple des formations certifiantes et diplômantes.

Ursula Schinzel fait partie du premier groupe. La Research Consultant auprès du cabinet de chasseurs de têtes AIMS-Luxembourg avait toujours envisagé de compléter ses expériences et acquis professionnels en gestion des affaires et des ressources humaines, par une formation continue post-universitaire.

Une opportunité-temps

En 2009, elle entame alors un doctorat, qu'elle finalisera au plus tard en 2013. En 2010, elle dépose sa demande de congés, pour 20 jours d’absence étalés sur une période de deux ans, le maximum de jours cumulables autorisé par la loi.

La formule lui permet de passer ce cap décisif, tout en continuant pleinement son activité professionnelle. La mesure allège quand même son quotidien, et lui permet de mieux se concentrer sur sa formation.

Elle tirera profit de ce capital-temps, pour notamment assister aux cours, réviser et passer ses examens, travailler avec ses professeurs et son directeur de thèse, effectuer ses recherches, rencontrer et interviewer des experts... Ensemble avec son supérieur hiérarchique, elle a rempli le formulaire de demande, qu’ils ont co-signé et renvoyé au Ministère de l'Education nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse. Celle-ci a rapidement été acceptée.

"Le refus est rare: quatre ou cinq par an. Toutefois, 25% des dossiers déposés sont incomplets, et doivent être retournés: généralement, pour cause de certificat d’affiliation manquant ou de formulaire non signé," note Jerry Lenert, le Chargé de Mission du Service de la Formation professionnelle, qui traite les candidatures au sein du Ministère de l'Education nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse.

Par définition, et contrairement aux idées reçues, les candidats peuvent dans ce cadre bénéficier d’une formation n’ayant aucun lien direct ou indirect avec leur métier actuel, ni avec les activités mêmes de leur entreprise.

Un droit individuel

Si la demande est conjointement remplie et signée par l’employé et son employeur, "le diplôme et la certification restent la propriété de l’individu," rappelle M. Lenert, insistant sur le caractère individuel de ce droit à la formation.

Seuls critères retenus toutefois par l’organisme ministériel, pour donner son aval: le programme suivi doit excéder une durée de 24 heures; le congé doit en outre impérativement porter sur une formation future, et ne peut être accordé rétroactivement. Une fois le laps de temps écoulé, le patron peut alors envoyer sa déclaration de remboursement au Service de la Formation professionnelle. Et se faire reverser le montant des salaires couvrant les jours d’absence de son employé.

Là aussi, les dossiers déposés comportent des inexactitudes et doivent irrémédiablement être renvoyés aux déclarants. "Il arrive fréquemment que la demande patronale porte sur des congés qui ont été pris en dehors de la période du congé individuel de formation," déplore M. Lenert.

Autre inattention ou négligence patronale: les lettres de rappel que le Service de la Formation professionnelle envoie deux fois par an aux entreprises, qui n’ont pas encore transmis leur demande de remboursement, restent bien souvent sans réponse: "Six mois après la fin du congé formation, nous contactons ces entreprises; elle représentent un tiers des employeurs impliqués dans ce dispositif," observe le Chargé de mission. 40% d’entre elles ne répondront pas à ce rappel. Un faible taux d’implication coûteux en temps et en énergie, pour le Ministère. Et donc une charge financière pour la collectivité, qui pourrait aisément être évitée.

"Chez Lindab S.A., Luxembourg, l’accompagnement de nos collaborateurs via des mesures de soutien étatiques s’inscrit dans notre politique de gestion des talents et de développement de nos activités", explique Eva Wuellner, HR Director Europe, Russia & CIS de la filiale du groupe suédois (250 collaborateurs) basée à Diekirch.

Une valeur pour l’entreprise

Arrivée en juin 2008 au sein de l’entreprise industrielle, elle passe en revue tous les types et mesures de formation existant au Luxembourg, le congé individuel de formation retenant chez elle une attention toute particulière.

"A l’heure actuelle, l’aide à la formation et ses bénéfices ne sont pas encore véritablement connus de nos employés. Je compte donc faire la promotion de ce dispositif, dans les prochains mois. C’est en effet un bon support de développement, à la fois pour l’employeur, mais aussi pour l’employé, car ce dernier peut se former sans perdre de jours de congé," précise-t-elle.

Un congé spécial qu’elle peut d’autant mieux promouvoir, pour en avoir bénéficié à titre personnel (sous la forme de 20 jours répartis sur deux ans, le maximum autorisé par la loi), dans le cadre d’un doctorat en administration des affaires (RH).

Il s’agit désormais d’inciter les collaborateurs à suivre la même voie que leur DRH, qui se considère là comme un exemple: "Même si je ne souhaitais pas me mettre en avant, cela aura finalement été un bon moyen pour moi de tester ce dispositif, pour mieux faire partager mon expérience avec les personnes intéressées".

"C’est le rôle du DRH de transmettre de telles valeurs et de s’occuper de nos collaborateurs. D’autant que le congé individuel de formation fait partie de notre stratégie à long terme," signale-t-elle.

Les arguments qu’elle fournira à son staff sur le sujet sont triples: "C’est un moyen de se développer individuellement; vous ne perdez pas de jours de congé. Si cette formation a un lien avec le métier ou l’activité du groupe, ce serait idéal".

Pour sa part, Ursula Schinzel ne peut que vivement recommander la démarche et l’expérience. Sans cette opportunité-temps aurait-elle malgré tout envisagé de mener un tel projet? "Me connaissant, j'aurais malgré tout poursuivi ces études. Mais cela aurait été plus difficile, plus long, presque impossible. C'est donc une mesure qui allège quand même le quotidien, et permet de mieux se concentrer sur sa formation," admet-elle.

 

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